Menyiapkan Dokumen untuk Digunakan di Luar Negeri, Mulai dari Terjemahan hingga Apostille

Pengurusan studi, pekerjaan, pernikahan, imigrasi, atau kegiatan bisnis di luar negeri sering membutuhkan beberapa dokumen resmi. Tantangannya bukan hanya menerjemahkan isi dokumen. Pemohon juga perlu memastikan berkas yang dipakai masih berlaku, nama pada setiap dokumen konsisten, dan bentuk pengesahannya sesuai permintaan lembaga tujuan.

Tidak ada satu urutan yang otomatis berlaku untuk semua negara dan semua jenis dokumen. Karena itu, langkah pertama bukan langsung memesan terjemahan atau apostille, melainkan membaca persyaratan resmi dari pihak yang akan menerima berkas.

Mulai dari daftar persyaratan lembaga tujuan

Mintalah daftar dokumen, bahasa yang diterima, bentuk salinan, ketentuan penerjemah, serta kebutuhan legalisasi atau apostille. Jika informasi di website belum jelas, hubungi kedutaan, universitas, kantor imigrasi, perusahaan, atau instansi terkait melalui kanal resminya.

Catat apakah dokumen harus diserahkan dalam bentuk asli, salinan legalisir, atau file digital. Perhatikan pula tanggal penerbitan dan masa berlaku. Surat keterangan tertentu mungkin harus diterbitkan dalam jangka waktu khusus, sedangkan dokumen seperti paspor dapat membutuhkan sisa masa berlaku minimum.

Periksa konsistensi data sebelum diterjemahkan

Bandingkan ejaan nama, tempat lahir, tanggal lahir, nomor identitas, dan informasi lain pada seluruh berkas. Perbedaan satu huruf dapat memunculkan pertanyaan ketika dokumen diperiksa. Jika terdapat perbedaan yang sah, tanyakan apakah dibutuhkan surat penjelasan atau dokumen pendukung.

Gunakan dokumen dengan kondisi yang jelas dan lengkap. Jangan memotong bagian tepi, cap, tanda tangan, kode verifikasi, atau halaman belakang yang memuat catatan. Penerjemah perlu melihat keseluruhan informasi agar dapat mempertahankan struktur dan keterangan penting pada hasil terjemahan.

Bedakan fungsi terjemahan dan apostille

Terjemahan mengalihkan isi dari satu bahasa ke bahasa lain. Apostille memiliki fungsi berbeda. Layanan Apostille mengesahkan tanda tangan pejabat, cap, atau segel resmi pada dokumen publik berdasarkan proses verifikasi. Apostille bukan penilaian terhadap kebenaran isi dokumen dan bukan pengganti terjemahan.

Indonesia menyediakan layanan Apostille melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. Namun, kebutuhan apostille tetap bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, serta persyaratan lembaga penerima. Untuk negara atau proses tertentu, jalur legalisasi lain mungkin masih diperlukan. Karena itu, pastikan mekanismenya sebelum menentukan urutan pengerjaan.

Atur waktu untuk pemeriksaan dan pengiriman

Jangan menghitung waktu hanya berdasarkan proses penerjemahan. Sisihkan waktu untuk verifikasi dokumen, revisi penulisan nama, pengesahan, pencetakan, dan pengiriman berkas fisik jika diminta. Buat salinan digital dari dokumen sumber dan hasil akhir, lalu simpan bukti pengajuan serta nomor pelacakan.

Jika tenggat waktu dekat, beri tahu penyedia layanan sejak awal. Layanan ekspres mungkin tersedia untuk jenis dokumen tertentu, tetapi kejelasan scan dan kelengkapan informasi tetap menentukan kelancaran proses. Dokumen yang dikirim cepat tetapi tidak lengkap justru berisiko membutuhkan perbaikan.

Lakukan pemeriksaan akhir sebelum berkas dikirim

Susun dokumen sesuai urutan yang diminta lembaga tujuan. Cocokkan jumlah halaman, nama pemilik, nomor dokumen, hasil terjemahan, dan sertifikat pengesahan yang menyertainya. Pastikan tidak ada halaman tertukar antara dokumen asli dan terjemahan.

Hindari menambahkan catatan atau mengubah hasil terjemahan yang sudah ditandatangani dan dicap. Apabila ditemukan kesalahan, hubungi penyedia layanan agar koreksi dilakukan dengan prosedur yang tepat. Perubahan mandiri dapat membuat hasil akhir berbeda dari dokumen yang dinyatakan oleh penerjemah.

Untuk pengiriman fisik, gunakan kemasan yang melindungi dokumen dari air dan lipatan. Gunakan layanan terlacak dan jangan mengirim satu-satunya dokumen asli sebelum memastikan berkas asli memang diminta. Simpan salinan berkualitas baik untuk pencatatan apabila kiriman mengalami kendala.

GP Translator menangani terjemahan dokumen pribadi dan perusahaan serta membantu kebutuhan legalisasi dan apostille. Sebelum memesan, sampaikan negara tujuan, lembaga penerima, jenis dokumen, dan tenggat waktu agar layanan yang dibahas sesuai dengan kebutuhan penggunaan dokumen tersebut.